Изглежда супер лесно да си направите фирмено – обикновено коледно – парти. Но ако някога поне веднъж сте правили такова, вече знаете, че всъщност хич не е.

Чакат ви хиляди подводни камъни и главоболия. И едно от най-важните неща, които могат да се объркат или дори да провалят партито ви, е DJ-еят.

Ето един много кратък списък на 5-те основни грешки при наемането на DJ за фирмено парти, който може да ви спести много проблеми – и пари.

1. Не оставяйте решението си за DJ-ея, който да намете, за най-накрая.

Двете най-важни неща за фирменото ви парти са мястото и DJ-еят. Ако имате изпълнители на живо или програма, те ще са час, най-много два. Цялото останало време зависи от DJ-ея. И точно от него в крайна сметка зависи дали ще си изкарате добре или не.

Повечето DJ-еи са заети за месеци напред. Освен това всички искат да си направият партито обикновено в едни и същи дати между 8 декември и Коледа. Тогава всеки възможен DJ е вече ангажиран и цените са високи.

2. Не оставяйте избирането на DJ-ея на PR-ката, HR-ката, секретарката, стажантката, най-младата колежка...

С изключение на PR-ката ви (ако е читава и не е 20-годишна), това са хора, които не са компетентни в организирането на събития. Дори и PR-ката обаче не е компетентна в избирането на подходящ DJ, музика и т.н. А какво да кажем за останалите...

Най-честият въпрос от страна на някого, когото сте натоварили с това да организра партито ви – а той нищо не разбира – е: „Ама колко ще ни струва?”. Въпросът е логичен, но отговорът му е сложен и има два варианта.

Първи вариант. Ако получите директен отговор в конкретна сума или от-до за целия ивент или на час, значи ви таксуват по най-високата тарифа, с включени „всички екстри”. Което означава, че вероятно ще платите повече, отколкото реално струва това, което искате.

Ако пък въпросната сума ви се струва и приемлива – още по-зле. Значи вероятно това, което купувате, е и с много ниско качество, тоест не струва.

Втори вариант. Тук вместо директен отговор получавате от DJ-ея обратни въпроси: „Ще ви трябва ли озвучаване? Има ли такова на мястото, което сте избрали? Достатъчно ли е за тези 120 души, които сте поканили? Каква музика искат вашите хора? На каква възраст са? Пол, професия?” и други такива.

Това са съществени подробности, които трябва да знаете и да съобщите на DJ-ея, за да може той да ви даде коректна цена. Вместо това най-често получаваме от слисаната служителка, която сте натоварили да се занимава с партито ви, отговори като: „Ама не сте ли DJ?! Аз нищо, ама нищо не разбирам от това, защо ме тормозите мен с такива глупости?”

Разбира се, тогава се връщаме към първия вариант и получавате цена, която може да е два-три и дори повече пъти над онова, което бихте платили, ако знаехте какво точно искате или бяхте натоварили компетентен човек с организацията.
Допълнителната „екстра” е, че вашата служителка по неписано правило задължително заявява музика, която ТЯ си мисли, че хората харесват или слушат. А после на партито се оказва, че те искат абсолютно различни неща, обикновено точно обратните на заявеното. Или че музиката, която слушат, е – директно казано – отвратителна или пък би могла да съсипе всяко парти. Защото онова, което слушате по радиото или на седем ракии вкъщи, не е онова, което е подходящо, за да е весело, купон и танци на парти на формална група от няколко десетки хора.

3. Не оставяйте заведението да ви осигури DJ.

Често това изглежда добра идея, особено ако не разбирате много от DJ-еи и партита. Така ще си спестите главоболия да се разправяте с подробности. Ще платите и еднократно накуп за всичко на клуба/ресторанта. А и е напълно възможно да нямате кой знае какви изисквания към ентъртейнмънта. Звучи добре, нали?

Наистина, има фирми, в които коледното парти е точно толкова формално, колкото и всичко друго останало през годината. Няма какво да се изхвърляте, ако хората просто искат да хапнат, да пийнат по едно и после бързо да се разотидат.

В практиката обаче се получава друго. Повечето фирми искрено искат да зарадват, дори да поглезят персонала си и ако имат възможност за това, не щадят пари. Търсят се най-новите, най-скъпите, най-лъскавите места, избира се луксозен кетъринг и забавления.

И понякога такива места ви предлагат и DJ. Понякога обаче DJ-ят може не само да направи вашето парти, но и да го съсипе. Например ако не сте избрали подходящия човек или някой друг е избрал вместо вас някого си, който просто му е бил под ръка и е бил най-евтиният.

Точно последното се случва, когато оставите избора на DJ-ея на заведнието. Като илюстрация - имаме случай, в който фирма беше платила на заведение 17 000 лв. в аванс за кетъринг и DJ, а зведението ни предложи хонорар от 150 лв. - за да пускаме цяла нощ. Понеже ние отказахме, а не ни се обадиха повторно, значи вероятно все пак са намерили някой на тази цена.

Представете си сега какво жестоко парти се е получило – срещу 17 000 лв. И къде е отишла разликата между платеното и полученото от фирмата...

4. Не си организирайте партито сами, наемете професионалист да го направи вместо вас.

За една голяма фирма е ясно – има много подробности, които трябва да се уточнят и свършат, а има и достатъчно пари да наемете кой да ги свърши вместо вас. Не защото имате пари – а защото той ще ги свърши по-добре от вас и ще ви спести хиляди проблеми.

Дори и при малка фирма обаче е добре да наемете специалист, нищо че бюджетът ви е ограничен и това изглежда като допълнителен разход, който може да избегнете. Причините да го направите са същите като при голямата фирма.

Плюс още една – вероятно бюджетът ви така и така е нереалистично малък. В процеса на организирането неизбежно ще опрете до избора или изобщо да не правите фирмено парти (е как така?!), или да отделите значително повече средства, отколкото сте предвидили, понеже не познавате добре нито кое колко струва, нито кой кой е.

Резултатът е ясен – ще се наложи да дадете повече пари, отколкото сте очаквали. Но понеже и не разбирате – вероятно ще купите нещо, което изобщо не струва. Или си струва, но не такава солена цена, каквато ще ви поискат.

И в двата случая за тези пари е по-добре да наемете професионалист да ви организира нещата – парите ще са същите, но ще го направи по-добре от вас.

5. Плащайте аванс на DJ-ея си и то – колкото можете по-рано – за да избегнете проблеми.

Трябва да разберете, че това, че сте говорили с един DJ за някакво парти някога някъде по принцип или дори съвсем конкретно и с подробности, изобщо не означава, че сте го ангажирали или че такова парти въобще ще се случи. Всеки DJ води такива разговори ежедневно. А в сезона на фирмените и коледни партита може да има и по 10 такива разговора на ден.
DJ-ят не помни какво му е казал всеки потенциален клиент, дори ако си записва (както често правя аз например). Причината е, че повечето от тези разговори са от типа „аз само да питам”, тоест проучване на пазара от страна на фирмите. Повечето в крайна сметка не водят до повторно обаждане, защото вие говорите по правило с поне двама-трима DJ-еи, а избирате един.
Дори когато има повторно обаждане, обикновено потенциалният клиент вече е разбрал вследствие на проучване на пазара или консултации с колегите във фирмата, че всъщност вече иска нещо друго – и съответно цената вече е друга – така че разговорът най-често почва отначало. И дори когато всички подробности са вече уточнени, ако не авансирате партито си или се забавите да направите това, е много вероятно в последния момент да получите отговор: „Съжалявам, но вече поех друго парти (и за повече пари)”.

В сезона на фиремените партита DJ-те са много търсени и имат ангажименти за месеци напред. Единственият начин да си осигурите точно желания от вас, е да му предплатите навреме. Аз лично винаги изисквам предплата, дори от познати и приятели и дори от клиенти, с които сме работили отново и отново години наред.

Има и друго. Някои DJ-еи оферират ниски цени, ако ги буукнете отрано. Така си запълват календара със сигурни участия и приходи за месеци като декември или май например. А когато въпросните месеци наближат и обажданията за ангажименти завалят, цената им може да е вече двойна и тройна. Винаги има закъсали клиенти – закъснели, недалновидни, неопитни, опитали се да си намерят „DJ” за суми като 100-200-300 лв., или „излъгани” от такъв, комуто не са платили аванс и той след това им е казал „съжалявам, вече договорих друг ангажимент”.

Плащането на аванс и наемането на DJ много месеци преди партито е действие, което е в интерес и на двете страни. На вас може да ви спести доста пари и още повече главоболия, а както за вас, така и за DJ-ея носи сигурност и предвидимост.

Още по темата

Ники Русиновски, Telegraf DJs